di Andrea Radin

Versione PDF “Pretty”

https://agileitalia.agileforitaly.com/index.html#3_2023

L’organigramma può essere uno strumento utile per
avere una prima fotografia della situazione dell’azienda ma, se non aggiornato e se non si va nel dietro le
quinte:

• resta solo un’immagine appesa al muro o salvata in qualche PC (perché il sistema della qualità te lo chiede) che non rappresenta l’azienda stessa;

distorce la reale struttura organizzativa dell’azienda anche se diventa la base per poter prendere decisioni, soprattutto, dal punto di vista di responsabilità, crescita e, in alcuni casi, per “mostrare il
potere” (perché lo dice l’organigramma).

Ora vediamo perché il semplice Organigramma non spiega da solo un’azienda.

È uno strumento statico

Provate a chiedere da quanto tempo non viene aggiornato l’organigramma in un’azienda: salvo richieste di aggiornamenti per certificazioni, attività in ambito risorse umane e/o sicurezza sul lavoro, molte
delle rappresentazioni risalgono al passato, con persone che non ci sono più o senza quelle nuove che sono entrate, ruoli che una persona non fa più, uffici e divisioni che non esistono più o nuovi che non sono indicati.

In poche parole, una fotografia “vecchia” dell’azienda.

Non tiene conto delle relazioni

L’organigramma è impostato secondo una vecchia logica a compartimenti stagni e lontani, come se l’area
commerciale non dialoga con la produzione, l’amministrazione, l’ufficio tecnico (anche se in alcune aziende succede). Non tiene conto che le aziende oltre ad essere fatte di persone sono fatte di relazioni che si sviluppano e diramano tra i diversi reparti, uffici, diversi livelli aziendali.

Soprattutto in un’era dove la multidisciplinarietà, la contaminazione, l’interazione efficace all’interno delle aziende sono fondamentali.

Non vede quelle figure chiave e “jolly” che diventano dei “fantasmi”

Si arriva così a non identificare le figure che definisco “jolly”, cioè sono i punti di riferimento all’interno
dell’azienda per esperienza, perché conoscono per capacità di visione d’insieme e/o conoscenza storica
dell’azienda le sue dinamiche.

Queste figure non sai di preciso dove sono, a quale livello sono dell’azienda, da quanto tempo sono in azienda. Sanno dare risposte ai diversi reparti, si prendono in carico le “rogne” o quelle cose complicate. Un valore enorme per l’azienda che molte volte scopre quando queste persone lasciano l’azienda o vanno in pensione.

Perché le definisco dei “fantasmi” nell’azienda? Può capitare di non trovarli indicati in un organigramma,
anche il più aggiornato perché la Direzione “non sa dove posizionare queste persone” e quindi non le va
ad indicare (storie di vita vissuta).

Non tiene conto delle persone che creano network

Sono quelle persone, molte volte sono gli stessi “jolly”, che alimentano e tengono vive le relazioni sia
all’interno dell’azienda che verso l’esterno con clienti, fornitori e altri partner aziendali. Riescono a dare risposte anche verso l’esterno, smorzano problemi che potrebbero causare difficoltà all’azienda, fanno sentire partner esterni coinvolti e sanno dare risposte rapide, in un mondo in continuo cambiamento.

Non considera più ruoli

All’interno delle aziende, soprattutto le PMI, le persone possono svolgere più ruoli alcuni visibili, altri
invisibili agli occhi del management o di altri reparti.

Non riuscire a fare una fotografia attraverso l’analisi dei processi, rischia di rendere poco efficaci progetti
di trasformazione aziendale, change management, digitalizzazione perché si rischia di dare risposte e
fare implementazioni di software che non considerano le vere esigenze e flusso di informazione delle
aziende.

Non considera le figure esterne ma chiave dell’azienda

In un’era dove l’imprese fa sempre più parte di un ecosistema interconnesso, dove non bastano le persone e competenze interne all’azienda (soprattutto nelle PMI) esistono dei professionisti, società partner, consulenti che svolgono dei ruoli continuativi (molte volte in staff) all’interno delle aziende.

Non fotografare questi ruoli facendo fare un passaggio da un’impresa tradizionale, ad un’azienda liquida,
rischia di dare una percezione errata dei ruoli, processi, relazioni, valore umano e di conoscenza di
un’azienda, soprattutto in una fase di cambiamento aziendale.

Non tiene conto dei processi

Nella fase di analisi dei processi è capitato di vedere progetti che si sono basati e sono partiti dal dare per
scontato che l’organigramma, i ruoli indicati e struttura siano corretti e che non variano. Questo porta a
rimanere ad un livello di analisi che definisco “alta” perché intanto si parla con i responsabili che hanno
la visione del proprio reparto e funzionamento.

Visto quello che abbiamo detto fino ad ora è fondamentale andare più in profondità e tracciare i “reali” processi così da capire effettivamente ruoli, responsabilità, flussi di informazioni, problematiche di comunicazione e colli di bottiglia, gli strumenti utilizzati e le relazioni che ci sono.

L’organigramma non va visto come un’immagine appena al muro ma come una serie tv che è fatta di intrecci, ovvero le relazioni, di ruoli e cambi di ruolo, di sceneggiature diverse, di comparse, cioè figure interne e/o esterne che vanno e vengono. E soprattutto di processi e relazioni che si muovono dietro le quintee ne determinano la composizione e struttura, che muta nel tempo.

Andrea Radin

Website

Innovation Manager: Preparo e Affianco le Aziende nell'Industria 4.0, Digitalizzazione e Innovazione | Mentor e Formatore: Aiuto i Giovani nel preparare il loro Futuro e faccio da ponte tra Giovani e Impresa

This author does not have any more posts.